こんな時どうするか?

「席に座っていると報告、相談、来客、雑務など日常に流されて肝心の課題に計画的に取り組めない」
→1日の計は前日にあり、1週間の計は前週にあり。金曜日に来週中に何をやらなければならないかを書き出す。

「能率よく仕事が進められない」
→縦長の罫紙の左側に日にち、真ん中に関係者との作業、右にあなたがしなければならないことを書いた「工程表」をつくり、関係者で共有する。

「会議ばかりが多く、時間をとられている」
→会議は仕事場の敵だ。資料配布とメールでの意見交換で済む会議、目的が不明確な会議がたくさんある。意思決定なのか、意見交換なのか目的をはっきりする。開始時間を厳守し、終わりの時間を決めておく。

「超勤時間が多く問題になっている」
→100点満点を目指すのをやめる。80点でいい。残りの20点を取ろうとすると、80点を取るのに費やした以上の労力が必要になる。

「上司に報告文書をちゃんと読んでもらいたい」
→1枚にまとめる。項目は3つまで。人間の脳は1,2,3の次は「たくさん」。4つ以上書くと上司の頭には何も残らない。

「分かりやすい文書を書きたい」
→書いた文をいちど英語に訳してみる。主語、目的語を考えることになる。英会話能力が優れていない方が「分かりやすい文章にする」には良い。
→「適切に対処する」「整備の推進を図る」「所要の措置」「積極的に検討」「体制整備」「高度化」などが出てくるとうさんくさくなる。家族に伝わる言葉を使う。

「同僚や部下、住民に怒りたくなることがある」
→テーブルの下で指を折って10数える。それでもおさまらない時は指を折ることを繰り返す。

経験を積めば、同じ仕事を早くできるようになります。しかし、毎日その仕事を繰り返しているだけでは、「できる職員」にはなりません。技能を身につけることと、心構えが必要です。

仕事を続けていくと、難しい仕事にも出会います。良い成果を出すためには、正しい判断をしなければなりません。そのために、知識と考える力を養いましょう。解決案ができたら、上司や関係者に説明しなければなりません。考えたことを他人に伝えることは、意外と難しいのです。

さて、できる公務員になるためには、仕事ができるだけではダメです。「あの人は仕事はできるけど、人間としてはなあ」と言われるようでは、良い公務員ではありません。良き社会人であり、良き家庭人であり、良き地域住民でなければなりません。
(「はじめに」より一部を引用。)

【本書内容より】
● 仕事には「能率」と「質」がある。
● 職場の技能を磨くのは「仕事術=ハウツー」と「自己啓発=心構え」。
● 考える力、判断力、決断力は日々の仕事を通じて養われる。
● 住民に「あなたの税金でこの仕事をしています」と説明できるかどうかが判断の分かれ目。
● 「できる職員」は引き継ぎ書を見れば分かる。
● あなたが苦労したことはノートなどに書き込んでおき、半年に1度くらい整理する。
● 3大無駄は、①会議、②資料作り、③パソコン。

『明るい公務員講座』シリーズ前２作では、公務員の仕事術の基本と応用を学びました。

本書は、前著とは異なり、マネジメントの要諦を学びます。

良い職員であるだけでは「課長」にはなれません。「課長」とは自らの仕事に加えて、周りの仕事にも責任を持ち、よい職場環境を作ることができる人です。その秘訣を教えます。